广州中医药大学文件

 

 

广中医研〔2019〕8号

 

关于印发《广州中医药大学研究生

学位档案管理办法（试行）》的通知

各二级单位、党政管理部门：

现予印发《广州中医药大学研究生学位档案管理办法（试行）》，请遵照执行。

广州中医药大学

2019年3月15日

广州中医药大学研究生学位档案管理办法

（试行）

第一章  总则

第一条  为进一步加强我校研究生学位档案规范化、标准化管理，根据《高等学校档案管理办法》、《机关档案管理规定》、《广州中医药大学档案管理办法》，结合我校实际，制定本办法。

第二条  研究生学位档案是研究生在学习、科研及实践活动中直接的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料，主要包括学位申请与授予、学位论文、临床实践、论文答辩与评审相关材料。研究生学位档案是高校研究生教育水平与管理水平的直接反映，是高校档案管理的一个重要组成部分。

第三条  本办法所涉及研究生指全日制（含非医攻博、七年制、“5+3”一体化、九年制等）及在职人员以同等学力申请学位人员等在我校获得博士学位、硕士学位者。

第二章  管理机构及人员

第四条  研究生学位档案实施分级管理。学校综合档案室与研究生院负责校级管理。其中，综合档案室是研究生学位档案监督指导、集中保管及提供利用的单位，研究生院是研究生学位档案收集、立卷、归档的组织与管理单位。各二级研究生培养单位负责二级管理。各二级研究生培养单位是直接形成研究生学位档案各类材料的单位，也是研究生学位档案的立卷单位，应指定专人负责各类材料的收集、积累、整理、立卷与归档。

第五条  综合档案室职责

（一）负责研究生学位档案的业务监督指导，为研究生院、二级研究生培养单位提供档案人员与档案技术培训；

（二）负责对研究生学位档案进行接收与保管；

（三）负责对研究生学位档案进行抽检验收，登记编目，整理上架；

（四）负责提供研究生学位档案利用与开发服务。

第六条  研究生院职责

（一）负责规范研究生学位档案各类材料的内容、格式，并统一制发；

（二）负责组织研究生学位档案的立卷与归档工作；

（三）负责归档研究生学位档案的审核工作；

（四）负责研究生学位档案综合材料的收集与归档工作；

（五）负责研究生学位档案入库前的统一管理工作；

（六）负责定期向综合档案室移交研究生学位档案；

（七）负责研究生学位档案业务培训的组织工作。

第七条  二级研究生培养单位职责

（一）负责研究生学位档案的收集、积累、整理、立卷工作；

（二）负责所属研究生在读期间产生的所有档案材料收集、保管工作。要有专人负责、专袋（盒）封装、专柜存放；

（三）加强研究生学位档案归档前的安全管理，确保档案材料齐全、完整，不得出现档案受损、缺失、丢失等情况；

（四）按照规定将整理好的研究生学位档案向研究生院移交。

第八条  研究生院、二级研究生培养单位应明确分管研究生学位档案工作的负责人，应配备1-2名兼职档案人员负责研究生学位档案的具体整理与验收工作。

第三章  立卷归档要求

第九条  归档范围及保管期限

（一）研究生学位档案有关综合材料，包括研究生学位证书个人签领册、学位信息汇总表、学位授予与审批文件、总表等。（保管期限：永久）

（二）研究生学位档案内容（每位研究生为一卷）（保管期限：永久）

1.研究生登记表

2.毕业研究生登记表

3.培养计划

4.成绩单

5.开题报告

6.文献综述

7.开题报告评议表

8.学位申请书

9.学位论文评阅书

10.学位论文

11、临床技能考核评分表（限专业型博士）

12.医师资格证、规培证复印（限专业型硕士）

13.论文答辩照片

14.学位信息录入表

15.导师确认表

16.其他具有保存价值的材料

其中，硕博连读研究生应同时归档硕士阶段培养计划、成绩单及转入博士阶段证明材料。在职人员以同等学力申请博士、硕士学位人员学位档案不含目录第1、2项，新增《学位注册登记表》《导师确认登记表》《外语水平、学科综合水平全国统考合格证明》等3项。

第十条  归档的档案材料必须是原件。归档材料内容填写准确完整、审核签字及盖章齐全。需要加盖印章或签字的必须是红印和亲笔签字，按要求在规定的位置粘贴相片。

第十一条  归档的档案材料必须字迹工整、清晰，使用符合档案规定的书写材料，如碳素、纯黑墨水；计算机打印的材料必须是激光打印。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色笔、纯蓝色墨水笔、蓝黑墨水、色带打印、喷墨打印等不耐久材料。

第十二条  归档的档案材料用纸要统一规格，采用国际标准A4 型（210mm×297mm）；不得使用废纸进行打印；对档案材料中所有的破损的部分进行修补完善。

第十三条  归档照片具体规格如下：学位论文答辩照片两张，包括学生单人正面照一张与全体答辩委员合照一张。照片应显示答辩现场的标识，如答辩横幅等。照片尺寸：4R。必须冲印，不得打印。背面标注清楚学生姓名、学号和院所。

第十四条  各类档案材料相应的电子内容（word文档、pdf文档等）及目录信息应一并进行归档，并按照有关要求上传学校档案管理系统。

第十五条  装订要求

（一）组卷：按人组卷，一人一卷，入袋（盒）；

（二）文件排序：按照所提供的研究生学位档案案卷目录的文件序号进行排列；

（三）文件编码：每份材料均应标注页码。单页文件标注在右下角，双面文件第1页标注右下角，第2页标注在左下角；

（四）归档的档案材料按规范要求按件装订成册（在左侧1cm处用2枚不锈钢订装订，上钉外沿离纸张上沿7cm，下钉下沿离纸张下沿7cm）。学位论文采用胶装。

第十六条  填写卷内备考表：

（一）本卷情况说明：如有无缺损情况等；

（二）整理人：由立卷单位整理人签名；

（三）检查人：由研究生院负责档案工作人员的签名；

（四）立卷时间：按实际立卷时间进行填写；

（五）检查时间：由研究生院负责档案工作人员填写；

第十七条  各类学位获得者及导师是学位档案的主要完成者，负责学位档案真实性、完整性、准确性。

第十八条  二级研究生培养单位应在发放学位证书前，完成年度当次各类学位档案材料归档与移交工作。

第四章  档案移交和验收

第十九条  档案移交时必须办理验收和交接手续。二级研究生培养单位在研究生院网页下载《XX年广州中医药大学XX院研究生学位档案移交清单》，研究生院验收合格后，一式二份各执1份。

第二十条  研究生院对研究生学位档案进行统一验收合格后，方可向综合档案室进行移交。

第二十一条  综合档案室将对所移交的研究生学位档案进行抽检验收，不符合要求的将不予接收。归档单位应限期改正补交。

第五章  附则

第二十二条  研究生学位档案的利用与开放参照《广州中医药大学档案管理办法》执行。

第二十三条  本办法由研究生院负责解释。

第二十四条  本办法自公布之日起施行。

广州中医药大学校长办公室                2019年3月18日印发