设为首页  |  加入收藏
研究生院
首页|部门概况|招生工作|培养工作|学位工作|管理工作|思政工作|就业工作|导师队伍|学科建设
  通知公告  
 
  站内搜索
 
 
 
当前位置: 首页>>学位工作>>通知公告>>正文
 

广州中医药大学研究生学位档案管理办法(试行)

发布时间:2019-03-21 09:49:11   点击数:

 

 

 

广州中医药大学文件

 

 

广中医研〔2019〕8号

 

关于印发《广州中医药大学研究生

学位档案管理办法(试行)》的通知

各二级单位、党政管理部门:

现予印发《广州中医药大学研究生学位档案管理办法(试行)》,请遵照执行。

广州中医药大学

2019年3月15

广州中医药大学研究生学位档案管理办法

(试行)

第一章  总则

第一条  为进一步加强我校研究生学位档案规范化、标准化管理,根据《高等学校档案管理办法》、《机关档案管理规定》、《广州中医药大学档案管理办法》,结合我校实际,制定本办法。

第二条  研究生学位档案是研究生在学习、科研及实践活动中直接的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料,主要包括学位申请与授予、学位论文、临床实践、论文答辩与评审相关材料。研究生学位档案是高校研究生教育水平与管理水平的直接反映,是高校档案管理的一个重要组成部分。

第三条  本办法所涉及研究生指全日制(含非医攻博、七年制、“5+3”一体化、九年制等)及在职人员以同等学力申请学位人员等在我校获得博士学位、硕士学位者。

第二章  管理机构及人员

第四条  研究生学位档案实施分级管理。学校综合档案室与研究生院负责校级管理。其中,综合档案室是研究生学位档案监督指导、集中保管及提供利用的单位,研究生院是研究生学位档案收集、立卷、归档的组织与管理单位。各二级研究生培养单位负责二级管理。各二级研究生培养单位是直接形成研究生学位档案各类材料的单位,也是研究生学位档案的立卷单位,应指定专人负责各类材料的收集、积累、整理、立卷与归档。

第五条  综合档案室职责

(一)负责研究生学位档案的业务监督指导,为研究生院、二级研究生培养单位提供档案人员与档案技术培训;

(二)负责对研究生学位档案进行接收与保管;

(三)负责对研究生学位档案进行抽检验收,登记编目,整理上架;

(四)负责提供研究生学位档案利用与开发服务。

第六条  研究生院职责

(一)负责规范研究生学位档案各类材料的内容、格式,并统一制发;

(二)负责组织研究生学位档案的立卷与归档工作;

(三)负责归档研究生学位档案的审核工作;

(四)负责研究生学位档案综合材料的收集与归档工作;

(五)负责研究生学位档案入库前的统一管理工作;

(六)负责定期向综合档案室移交研究生学位档案;

(七)负责研究生学位档案业务培训的组织工作。

第七条  二级研究生培养单位职责

(一)负责研究生学位档案的收集、积累、整理、立卷工作;

(二)负责所属研究生在读期间产生的所有档案材料收集、保管工作。要有专人负责、专袋(盒)封装、专柜存放;

(三)加强研究生学位档案归档前的安全管理,确保档案材料齐全、完整,不得出现档案受损、缺失、丢失等情况;

(四)按照规定将整理好的研究生学位档案向研究生院移交。

第八条  研究生院、二级研究生培养单位应明确分管研究生学位档案工作的负责人,应配备1-2名兼职档案人员负责研究生学位档案的具体整理与验收工作。

第三章  立卷归档要求

第九条  归档范围及保管期限

(一)研究生学位档案有关综合材料,包括研究生学位证书个人签领册、学位信息汇总表、学位授予与审批文件、总表等。(保管期限:永久)

(二)研究生学位档案内容(每位研究生为一卷)(保管期限:永久)

1.研究生登记表

2.毕业研究生登记表

3.培养计划

4.成绩单

5.开题报告

6.文献综述

7.开题报告评议表

8.学位申请书

9.学位论文评阅书

10.学位论文

11、临床技能考核评分表(限专业型博士)

12.医师资格证、规培证复印(限专业型硕士)

13.论文答辩照片

14.学位信息录入表

15.导师确认表

16.其他具有保存价值的材料

其中,硕博连读研究生应同时归档硕士阶段培养计划、成绩单及转入博士阶段证明材料。在职人员以同等学力申请博士、硕士学位人员学位档案不含目录第1、2项,新增《学位注册登记表》《导师确认登记表》《外语水平、学科综合水平全国统考合格证明》等3项。

第十条  归档的档案材料必须是原件。归档材料内容填写准确完整、审核签字及盖章齐全。需要加盖印章或签字的必须是红印和亲笔签字,按要求在规定的位置粘贴相片。

第十一条  归档的档案材料必须字迹工整、清晰,使用符合档案规定的书写材料,如碳素、纯黑墨水;计算机打印的材料必须是激光打印。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色笔、纯蓝色墨水笔、蓝黑墨水、色带打印、喷墨打印等不耐久材料。

第十二条  归档的档案材料用纸要统一规格,采用国际标准A4 型(210mm×297mm);不得使用废纸进行打印;对档案材料中所有的破损的部分进行修补完善。

第十三条  归档照片具体规格如下:学位论文答辩照片两张,包括学生单人正面照一张与全体答辩委员合照一张。照片应显示答辩现场的标识,如答辩横幅等。照片尺寸:4R。必须冲印,不得打印。背面标注清楚学生姓名、学号和院所。

第十四条  各类档案材料相应的电子内容(word文档、pdf文档等)及目录信息应一并进行归档,并按照有关要求上传学校档案管理系统。

第十五条  装订要求

(一)组卷:按人组卷,一人一卷,入袋(盒);

(二)文件排序:按照所提供的研究生学位档案案卷目录的文件序号进行排列;

(三)文件编码:每份材料均应标注页码。单页文件标注在右下角,双面文件第1页标注右下角,第2页标注在左下角;

(四)归档的档案材料按规范要求按件装订成册(在左侧1cm处用2枚不锈钢订装订,上钉外沿离纸张上沿7cm,下钉下沿离纸张下沿7cm)。学位论文采用胶装。

第十六条  填写卷内备考表:

(一)本卷情况说明:如有无缺损情况等;

(二)整理人:由立卷单位整理人签名;

(三)检查人:由研究生院负责档案工作人员的签名;

(四)立卷时间:按实际立卷时间进行填写;

(五)检查时间:由研究生院负责档案工作人员填写;

第十七条  各类学位获得者及导师是学位档案的主要完成者,负责学位档案真实性、完整性、准确性。

第十八条  二级研究生培养单位应在发放学位证书前,完成年度当次各类学位档案材料归档与移交工作。

第四章  档案移交和验收

第十九条  档案移交时必须办理验收和交接手续。二级研究生培养单位在研究生院网页下载《XX年广州中医药大学XX院研究生学位档案移交清单》,研究生院验收合格后,一式二份各执1份。

第二十条  研究生院对研究生学位档案进行统一验收合格后,方可向综合档案室进行移交。

第二十一条  综合档案室将对所移交的研究生学位档案进行抽检验收,不符合要求的将不予接收。归档单位应限期改正补交。

第五章  附则

第二十二条  研究生学位档案的利用与开放参照《广州中医药大学档案管理办法》执行。

第二十三条  本办法由研究生院负责解释。

第二十四条  本办法自公布之日起施行。

广州中医药大学校长办公室                2019318印发

 

上一条:2019年上半年拟申请学位研究生学位信息采集的通知
下一条:关于做好2019年上半年研究生毕业与学位授予工作的通知

关闭

打印】    【收藏

 
中国高等教育学生信息网
中国研究生招生信息网
中国学位与研究生教育信息网
中国博士后
广东省学位委员会
广东省教育厅
广州中医药大学 研究生院
 
 
 

广州中医药大学研究生院     版权所有    Copyright © 2016

通讯地址:广东省广州市番禺区大学城外环东路232号广州中医药大学办公楼      邮编:510006